Trước khi gửi bưu phẩm ra nước ngoài, người cần tìm hiểu kỹ về quy định gửi bưu phẩm đi nước ngoài để tránh gặp phải những rắc rối phát sinh khi sử dụng dịch vụ. Để nắm được các quy định gửi bưu phẩm ra nước ngoài, hãy cùng Atlexpress theo dõi chi tiết trong bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
Các thông tin cần khai khi gửi hàng hóa đi nước ngoài
Với các bưu phẩm, hàng hóa khi được gửi ra nước ngoài sẽ phải thực hiện khai báo hải quan. Điều này sẽ giúp cho việc vận chuyển được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện và tránh được các sự cố phát sinh trong suốt quá trình vận chuyển. Theo đó, khi gửi hàng hóa đi nước ngoài, bạn cần cung cấp những thông tin như sau:
- Thông tin của người nhận hàng hóa bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận, mã số bưu cục của người nhận. Nó sẽ bảo đảm bưu phẩm được giao đến đúng tay của người nhận.
- Thông tin khai báo bắt buộc phải có phía trên bưu phẩm, hàng hóa bao gồm: Hàng hóa bao gồm những loại gì, bưu phẩm thuộc danh mục nào, cân nặng, đặc tính của bưu phẩm.
- Thông tin của người gửi hàng để sử dụng trong trường hợp bưu phẩm gặp vấn đề khi vận chuyển, các thông tin của người nhận sẽ bao gồm: Họ tên người gửi hàng, địa chỉ, số điện thoại.
Các giấy tờ cần chuẩn bị khi gửi hàng hóa đi nước ngoài
Bên cạnh các thông tin về bưu phẩm, khi muốn gửi hàng đi các đơn vị vận chuyển cũng sẽ phải cung cấp đầy đủ các loại giấy tờ theo đúng quy định. Các loại giấy tờ sử dụng cho việc gửi hàng đi nước ngoài sẽ bao gồm:
- Vận đơn(Bill Of Lading): Có chức năng hỗ trợ tra cứu thông tin hàng hóa, bưu phẩm. Vận đơn là bản giấy được in thành 3 bản 1 bản người gửi hàng giữ, 1 bản do đơn vị vận chuyển và 1 bản còn lại sẽ chuyển đến cho người nhận hàng.
- Tài liệu kiểm soát hàng hóa: Khi muốn vận chuyển hàng hóa đi quốc tế, người gửi cũng sẽ phải chuẩn bị tài liệu kiểm soát hàng hóa cho cơ quan dịch vụ biên giới để giám sát mọi hoạt động vận chuyển của hàng hóa.
- Hóa đơn thương mại: Là tài liệu không thể thiếu khi gửi hàng quốc tế, nó được sử dụng với mục đích giúp người nhận hàng biết được chi phí mình cần trả cho người gửi hàng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ: Giấy chứng nhận xuất xứ sẽ chứng minh được nguồn gốc hàng hóa và bảo đảm bưu phẩm hàng hóa của bạn không phải hàng hàng nhái, hàng giả.
- Tờ khai xuất khẩu của người gửi: Đối với loại giấy tờ này sẽ cần phẩm kê khai kiểm soát khi xuất khẩu. Do đó, người gửi nên xem xét bưu phẩm của mình có nằm trong doanh mục bị kiểm soát hay không để chuẩn bị giấy tờ sao cho đầy đủ nhất.
Quy định về gửi bưu phẩm ra nước ngoài mà bạn không nên bỏ qua
Mỗi một quốc gia mà bạn gửi bưu phẩm đến đều có quy định rõ ràng về các loại bưu phẩm được phép vận chuyển và bưu phẩm bị cấm. Nhưng dù bất cứ quy định nào, thì cũng đều tuân thủ theo một số quy định cơ bản như sau:
Các loại bưu phẩm được phép gửi đi nước ngoài
Các loại loại bưu phẩm mà người gửi được phép gửi ra nước ngoài mà bạn có thể tham khảo như:
- Thư có thể là thư viết tay, bản in được bỏ vào bì thư hay dán kín theo đúng quy định.
- Ấn phẩm chứa các tài liệu, thông tin mà người gửi muốn chuyển đến cho người nhận.
- Học phẩm dành cho người mù có thể là chữ viết in nổi hay các loại giấy dành riêng cho người mù.
- Các vật phẩm, hàng hóa khối lượng nhỏ từ 2kg trở xuống.
Quy định về khối lượng bưu phẩm gửi đi nước ngoài
Theo quy định vận chuyển bưu phẩm đi nước ngoài, khối lượng của bưu phẩm sẽ được quy định rõ ràng và công bố trên các website của đơn vị vận chuyển. Thông thường, khối lượng bưu phẩm sẽ không được vượt quá 2kg và nếu vượt quá trọng lượng này sẽ bị trả lại. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng đơn vị vận chuyển mà sẽ có quy định riêng về khối lượng ấn phẩm cho phép vận chuyển khác nhau.
Quy định về kích thước bưu phẩm gửi đi nước ngoài
Kích thước của bưu phẩm sẽ phụ thuộc vào quy định của quốc gia mà người nhận hàng sinh sống. Thực tế, kích thước của một bưu phẩm sẽ được tính theo công thức như sau:
Kích thước = [( Chiều cao + chiều rộng) x 2] + Chiều dài
Trong đó, kích thước giới hạn của hàng hóa ở một số quốc gia có thể kể đến như: Mỹ hàng hóa có chiều dài 1,5m và chu vi 3m; Pháp có giới hạn hàng hóa là chiều dài 1,05m và chu vi 3m…
Quy định về đóng gói bưu phẩm
Mỗi loại bưu phẩm, hàng hóa khi gửi ra nước ngoài đều có quy cách đóng gói hoàn toàn khác nhau. Điều này không chỉ đảm bảo tính bảo mật, mà còn đảm bảo bưu phẩm không bị hư hỏng, thất lạc khi vận chuyển.
- Đối với các loại bưu phẩm là tài liệu, thư từ, hợp đồng sẽ được đựng trong phong thư chống thấm nước, khó hư hỏng và không bị ảnh hưởng bởi thời tiết.
- Các loại hàng hóa không phải tài liệu nhưng có thể đóng gói trong phong thư, bì thư thì có thể sử dụng loại phong thư này để đóng gói.
- Đối với hàng hóa, bưu kiện thông thường phải được đóng gói cẩn thận trong thùng xốp, thùng bìa carton, thùng gỗ. Phía bên trong thùng có chèn thêm vật liệu chống sốc để tránh va đập trong quá trình vận chuyển.
Lưu ý khi gửi bưu phẩm đi nước ngoài
Như vậy, khi gửi bưu phẩm hay hàng hóa đi nước ngoài người gửi cần tuân thủ theo đúng quy định của đơn vị vận chuyển. Để quá trình gửi bưu phẩm đi nước ngoài đạt kết quả tốt nhất, bạn nên lưu ý một số vấn đề như sau:
Không được phép gửi bưu phẩm, hàng cấm
Bưu phẩm cấm không chỉ dành riêng cho đơn vị vận chuyển, mà nó còn bị cấm bởi pháp luật của nước gửi và nước đến. Các loại bưu phẩm bị cấm đó là tài liệu phản động, gây tác động xấu đến xã hội… Ở một số nước như Mỹ, bạn sẽ không được gửi bưu kiện hàng hóa làm từ đồng vật sống như bò, bê, gà, heo, vịt hay các loại thực phẩm tươi sống, đồ khô.
Đóng gói bưu phẩm cẩn thận
Để đảm bảo bưu phẩm được vận chuyển an toàn, bạn nên đóng gói bưu phẩm theo đúng quy cách như dán nhãn cẩn thận, bỏ thư từ, tài liệu vào phong thư. Nếu không nắm rõ các quy định đóng gói hàng hóa, thì nên sử dụng dịch vụ đóng gói hàng hóa của các đơn vị vận chuyển.
Nếu bưu phẩm là hàng hóa thì nên có giấy tờ chứng minh
Đối với một số loại bưu phẩm, hàng hóa có giá trị cao, chắc chắn người gửi sẽ phải xuất trình được giấy tờ chứng minh nguồn gốc của hàng hóa. Dễ hiểu là nó sẽ bảo đảm hàng hóa của bạn là hàng thật, bởi nếu là hàng nhái, hàng giả bạn sẽ bị xử lý theo đúng luật pháp.
Thông tin người nhận chính xác
Trước khi gửi bưu kiện đi, người gửi nên xác nhận lại một lần nữa thông tin người nhận bao gồm địa chỉ, số điện thoại. Điều này sẽ đảm bảo hàng hóa được giao đến đúng người và đúng địa chỉ.
Hi vọng, với thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn nắm được quy định gửi bưu phẩm ra nước ngoài và chủ động hơn trong việc gửi bưu phẩm, hàng hóa. Mọi thắc mắc về quy định gửi hàng hóa trong nước và quốc tế, hãy liên hệ đến Atlexpress để được tư vấn tốt nhất.