Muốn xuất nhập khẩu hàng hóa các doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ theo một quy trình logistics cụ thể để vận chuyển hàng hóa đến người nhận nhanh chóng và an toàn. Dưới đây là toàn bộ quy trình logistics mà các doanh nghiệp cần phải thực hiện khi xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nội dung bài viết
Dịch vụ logistics là gì?
Theo Bộ Luật thương mại, điều 233 của LTM 2005 quy định: “Dịch vụ logistics là thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện được nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu bãi, làm thủ tục hải quan,lưu kho, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng,ghi ký mã hiệu, giao hàng, đóng gói bao bì, hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến những hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao”.
Có thể thấy dịch vụ logistics là một khái niệm tổng hợp và nếu doanh nghiệp thực hiện bất kỳ một công đoạn nào trong hoạt động logistics sẽ đồng nghĩa với việc bạn đã thực hiện dịch vụ logistics trong xuất nhập khẩu hàng hóa.
Thực tế, logistics được hoạt động theo một dây chuyền, nên nếu doanh nghiệp tối ưu được logistics thì chắc chắn được tối ưu cả về mặt kinh doanh. Khi hàng hóa được đảm bảo thời gian và chi phí sẽ nâng cao tính cạnh tranh, thu hút khách hàng và gây dựng thương hiệu ngày càng đứng vững trong lòng khách hàng.
Đặc điểm của dịch vụ logistics
Dịch vụ logistics chịu sự điều phối và quản lý của pháp luật. Mọi hoạt động trong logistics được kiểm soát cụ thể bằng những quy định có trong luật thương mại năm 2005. Theo đó, dịch vụ logistics sẽ mang một số đặc điểm cơ bản như sau:
Do thương nhân thực hiện
Dịch vụ logistics sẽ do các doanh nghiệp thương nhân thực hiện. Các doanh nghiệp muốn cung ứng dịch vụ logistics thì phải đáp ứng được các điều kiện kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật như:
- Doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh;
- Đáp được điều kiện phương tiện, thiết bị phục vụ cho công việc.
- Đảm bảo công cụ cần thiết để phục vụ cho hoạt động logistics;
- Đảm bảo tiêu chuẩn an toàn và kỹ thuật trong vận chuyển.
- Có đầy đủ số lượng nhân viên theo đúng quy mô của dịch vụ.
Khi cung ứng dịch vụ logistics các doanh nghiệp cần phải tuân thủ đó là không được can thiệp vào chất lượng, mẫu mã của sản phẩm mà mình vận chuyển. Đơn vị cung cấp dịch vụ logistics có thể liên kết được với một đơn vị thứ 3, nên khó có thể đảm bảo được an toàn hàng hóa tuyệt đối trong suốt quá trình lưu trữ và vận chuyển. Để đảm bảo quyền lợi cho người sử dụng dịch vụ logistics pháp luật cũng đưa ra nhiều quy định cụ thể để đảm bảo và giới hạn vai trò, trách nhiệm của thương nhân khi cung cấp dịch vụ.
Là dịch vụ có tính hoàn thiện cao nhất
Nhiều doanh nghiệp chỉ thực hiện một khâu trong dịch vụ logistics nhưng cũng tự nhận mình là doanh nghiệp logistics. Tuy nhiên, dịch vụ logistics không chỉ đơn thuần là vận tải, giao nhận và lưu kho, mà còn bao trùm cả một chuỗi dịch vụ vận tải phức tạp. Đơn vị cung ứng dịch vụ logistics sẽ cung cấp đủ một chuỗi dịch vụ tổng hợp để đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng.
Đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp
Logistics không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc bán hàng, mà còn tác động đến toàn bộ quá trình sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Thông qua dịch vụ logistics sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong tất cả các khâu từ chuẩn bị nguyên liệu, sản xuất, lưu kho, phân phối hàng hóa đến tận tay người dùng. Nhờ đó, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian và hạn chế tối đa rủi ro so với việc tự xây dựng quy trình logistics riêng cho doanh nghiệp của mình.
Ngoài ra, các đơn vị cung cấp dịch vụ logistics chuyên về lĩnh vực lưu kho, kiểm kê hàng hóa. Thông qua hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong kinh doanh và tăng hiệu quả cạnh tranh của doanh nghiệp.
Được thực hiện trên cơ sở hợp đồng các bên
Dịch vụ logistics được thực hiện dựa trên cơ sở thỏa thuận giữa 2 bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ. Phía thương nhân cung cấp dịch vụ sẽ nhận được tiền phí dịch vụ tương ứng. Đồng thời, khi sử dụng dịch vụ 2 bên sẽ ký kết hợp đồng với những điều khoản đền bù tương ứng để đảm bảo được trách nhiệm và quyền lợi của cả bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ.
Quy trình logistic trong xuất nhập khẩu các loại hàng hóa
Quy trình logistics trong xuất nhập khẩu sẽ trải qua rất nhiều khâu khác nhau. Nếu nắm được quy trình logistics sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu được chi phí và công sức bỏ ra. Đồng thời, tăng sức cạnh tranh tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Theo đó, quy trình logistics sẽ được chia làm 3 giai đoạn cơ bản như sau:
Giai đoạn đàm phán, giao dịch
Bước 1. Tìm kiếm thị trường, nguồn hàng xuất khẩu.
Trước khi kinh doanh bất cứ một mặt hàng nào, doanh nghiệp sẽ phải tìm hiểu nhu cầu của thị trường về hàng hóa, nhu cầu về dịch vụ, hỗ trợ, tư vấn về dịch vụ. Hiểu một cách đơn giản là nên kinh doanh những mặt hàng mà thị trường nước bạn đang có nhu cầu. Khi đã xác định được cụ thể mặt hàng mình muốn bán, doanh nghiệp mới tiếp tục thực hiện các bước tìm kiếm nguồn hàng.
Khi xuất hiện nhu cầu mua hàng, bạn tiếp tục tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa trên nhiều kênh khác nhau như: Google, Taobao, Alibaba hay đơn giản là đăng nhu cầu tìm nguồn hàng trên các diễn đàn, mạng xã hội để nhà cung cấp hàng hóa tự tìm đến bạn.
Trong trường hợp đã có sẵn đối tác cung cấp hàng hóa, bạn vẫn nên mở rộng tìm kiếm đối tác để tránh việc nhập hàng đắt hay quá phụ thuộc vào đối tác có sẵn. Khi có thông tin liên hệ cụ thể của các đối tác, bạn bắt đầu các bước giao dịch bằng cách trao đổi thông tin cơ bản về tên, địa chỉ, mặt hàng cần mua… Bên mua hàng có thể sẽ phải hỏi nhiều nhà cung cấp khác nhau để so sánh giá cả cũng như chất lượng hàng hóa. Ngược lại, bên bán hàng cũng sẽ phải báo giá cho nhiều đối tác khác nhau để có được những đơn hàng đầu tiên.
Bước 2: Tính toán chi phí cho lô hàng.
Tính toán được chi phí của một lô hàng xuất nhập khẩu sẽ giúp các doanh nghiệp biết được giá trị của lô hàng. Từ đó, sẽ làm cơ sở báo giá cho đối tác của mình.
Trên thực tế, giá bán cuối cùng cho một lô hàng xuất khẩu sẽ được tính theo công thức chi tiết như sau:
INV = C + f 1 + X + F + I + N + VAT + f 2 + …
Lưu ý: Tùy vào từng điều kiện Incoterms áp dụng mà các số hạng của phép tính phía trên sẽ bằng 0 hoặc lớn hơn 0 đối với người xuất khẩu hàng hóa.
Trong đó:
- INV (giá trị invoice): Doanh thu mong muốn có được của người xuất nhập khẩu hàng hóa.
- C: giá vốn hàng sau khi sản xuất ra sản phẩm (giá trị của hàng hóa được đặt tại kho của người xuất khẩu)
- f1: Các chi phí phát sinh tại nội địa nước xuất khẩu hàng hóa (f1=0 nếu bán theo EXW)
- X: thuế xuất khẩu hàng hóa (X=0 nếu bán theo điều kiện EXW)
- F: cước phí chi trả cho hoạt động vận tải quốc tế (nếu bên bán phải thuê vận tải)
- I: phí bảo hiểm hàng hóa (nếu bên bán phải mua bảo hiểm)
- N: thuế nhập khẩu hàng hóa (nếu bán theo điều kiện DDP)
- VAT: thuế giá trị gia tăng (nếu bán theo điều kiện DDP)
- f2: các chi phí phát sinh tại nội địa của nước nhập khẩu (nếu mua theo điều kiện DAP/DDP
- Một số khoản phí khác như lãi vay, lãi dự tính, chi phí chi trả cho ngân hàng…
Về phía người nhập khẩu hàng hóa bạn cũng cần tính toán được giá thành cho lô hàng nhập khẩu. Điều này sẽ giúp cho bạn biết mình mất bao nhiêu tiền để nhập khẩu hàng hóa. Từ đó, sẽ đưa ra quyết định có nên mua hàng hay không. Theo đó, để tính giá mua cuối cùng cho lô hàng nhập khẩu bạn sẽ tính theo công thức như sau:
INV + f 1 + X + F + I + N + VAT + f 2 + … = DDP
Lưu ý: Tùy theo điều kiện Incoterms được áp dụng mà số hạng của phép tính bằng 0 hoặc lớn hơn 0 đối với người nhập khẩu.
Trong đó:
- INV: giá trị lô hàng nhập khẩu dự tính có trong chứng từ.
- f1: các chi phí phát sinh tại nội địa nước xuất khẩu hàng hóa (f1=0 nếu mua theo EXW)
- X: thuế xuất khẩu hàng hóa (X=0 nếu mua theo điều kiện EXW)
- F: cước phí chi trả cho vận tải quốc tế (nếu bên mua phải thuê vận tải)
- I: phí bảo hiểm hàng hóa (nếu bên mua hàng được yêu cầu phải mua bảo hiểm)
- N: thuế nhập khẩu hàng hóa (nếu đơn vị nhập khẩu mua theo điều kiện DDP)
- VAT: thuế giá trị gia tăng (VAT = 0 nếu mua theo điều kiện DDP)
- f2: các chi phí phát sinh tại nội địa nước nhập khẩu hàng hóa (nếu bán theo điều kiện DAP/DDP
- Các khoản khác mà nhà nhập khẩu hàng hóa sẽ phải chịu như lãi vay, phí ngân hàng…
- DDP: tổng giá trị hàng hóa được tính khi đưa về đến kho của nhà nhập khẩu.
Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Song song với việc tính toán cho lô hàng xuất nhập khẩu, cả người nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa sẽ phải tiến hành đàm phán với nhau để đưa ra được điều khoản có lợi nhất cho cả 2 trong hợp đồng. Để việc đàm phán thành công, các bên sẽ phải nắm rõ điểm có lợi, bất lợi mà mình gặp phải để so sánh với các đối thủ và đối tác mình hợp tác.
Sau khi đã đạt được sự cân đối giữa 3 yếu tố về hàng hóa, giá cả mua bán và thời gian, cả 2 bên sẽ chốt đơn hàng và tiến hành làm hợp đồng theo đúng các điều khoản đa cam kết trước đó.
Giai đoạn trước khi tiến hành giao hàng
Bước 4: Làm thủ tục thanh toán tiền hàng.
Khi đã ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa, tùy vào việc lựa chọn phương thức thanh toán mà các bên sẽ chuyển tiền hay mở thư tín dụng cho bên bán. Đôi khi cũng có thể là việc kết hợp giữa cả hai phương thức thanh toán này.
Trên thực tế, có nhiều trường hợp việc chuyển tiền hành hay mở thư tín dụng sẽ được thực hiện trước khi giao hàng. Bên mua hàng cũng nên cân nhắc về thời gian chuyển tiền cho bên bán sao cho không làm ảnh hưởng đến thời gian mà bên bán giao hàng cho mình.
Những trường hợp khách hàng thân quen, uy tín người bán có thể áp dụng điều kiện thanh toán sau khi giao hàng ở một thời gian nhất định hoặc cho phép thanh toán đơn hàng hàng tháng vào một ngày cố định. Việc thanh toán đơn hàng sau thường áp dụng cho phương thức chuyển tiền và rất ít khi sử dụng cho phương thức thanh toán L/C trả chậm.
Bước 5: Thuê vận tải hàng hóa.
Việc thuê vận tải do người xuất khẩu hay người nhập khẩu trả tiền sẽ tùy thuộc vào điều kiện Incoterms đang sử dụng. Để lựa chọn phương thức vận tải, các bên sẽ cân nhắc khối lượng, thể tích, đặc tính hàng hóa mà lựa chọn phương thức vận chuyển hàng hóa đường biển, đường hàng không hay đường bộ. Trong trường hợp bên nhập khẩu không kịp thuê vận tải, thì có thể nhờ nhà xuất khẩu hàng hóa thuê giúp và trả cước phí theo đúng quy định có trong Incoterms.
Muốn thuê vận tải, lưu cước thì đơn vị thuê phải có nghiệp vụ, thông tin về thị trường và hiểu về điều kiện lưu cước. Chính vì thế, các đơn vị xuất khẩu hàng hóa thường sẽ ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho một đơn vị forwarder, bởi họ có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao hơn những đơn vị xuất khẩu.
Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa.
Việc mua bảo hiểm hàng hóa do phát sinh hay bắt buộc sẽ tùy thuộc vào quyết định của cả 2 bên. Đa phần, các công ty xuất nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm cho hàng hóa có giá trị lớn và vận chuyển qua đường biển.
Khi thực hiện ký kết bảo hiểm cho hàng hóa, người mua bảo hiểm cần nắm được các điều kiện quan trọng như:
- Bảo hiểm mọi rủi ro (điều kiện A);
- Bảo hiểm có bồi thường tổn thất riêng (điều kiện B);
- Bảo hiểm miễn bồi thường tổn thất riêng (điều kiện C).
Ngoài 3 điều kiện kể trên thì doanh nghiệp cần lưu ý thêm các điều kiện bảo hiểm trước những tác nhân khách quan như bạo động, chiến tranh, đình công.
Bước 7: Xin giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa.
Xin giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có đủ tính pháp lý khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Trên thực tế, có không ít hàng hóa được Chính phủ quy định phải xin giấy phép của cơ quan quản lý trước khi xuất nhập khẩu.
Trước khi xuất nhập khẩu hàng hóa, các bên sẽ phải xin giấy phép xuất nhập khẩu chậm nhất là trước khi mở tờ khai hải quan. Nếu không thường xuyên xuất nhập khẩu hàng hóa với đối tác thân quen thì bạn có thể xin giấy phép xuất nhập khẩu 1 lần cho nhiều lô hàng tiếp theo.
Bước 8: Kiểm dịch, hun trùng/điểm định/kiểm tra chuyên ngành.
Tùy vào chính sách từng mặt hàng xuất nhập khẩu mà doanh nghiệp sẽ phải tiến hành làm thủ tục hun trùng, kiểm dịch. Có thể kể đến hàng hóa có nguồn gốc từ động vật, thực vật. Nếu bên nhập khẩu cần giấy chứng minh chất lượng, thì bên bán sẽ kết hợp với công ty cung cấp dịch vụ để tiến hành kiểm định lô hàng và làm giấy chứng nhận chất lượng trước khi giao cho bên mua hàng.
Trong những trường hợp doanh nghiệp không muốn lưu hàng quá lâu ở cửa khẩu sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, thì bạn có thể xin đưa hàng về kho bảo quản sau đó mới kiểm dịch hàng hóa.
Giai đoạn giao hàng hóa
Bước 9: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu.
Bộ chứng từ hàng hóa sẽ sử dụng cho việc làm thủ tục hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Bên cạnh đó, nó còn được sử dụng để doanh nghiệp xin cấp C/O, xin giấy phép xuất nhập khẩu, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hàng hóa… nếu xảy ra sự cố khi vận chuyển hàng hóa.
Thông thường, bên xuất khẩu sẽ phải chuẩn bị cho đơn vị nhập khẩu một bộ chứng từ đầy đủ. Nhất là khi thanh toán bằng phương thức L/C thì buộc bên bán phải bám sát yêu cầu về chứng từ để đảm bảo được thanh toán đúng thời hạn. Bộ chứng từ này sẽ được gửi cho người nhập khẩu qua dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc gửi trực tiếp từ bên bán đến bên mua hàng nếu người mua thanh toán bằng T/T hoặc thanh toán L/C qua ngân hàng.
Thực tế, mỗi lô hàng khi xuất khẩu đều phải có một bộ chứng từ đi kèm. Điều này đồng nghĩa với việc hợp đồng phát sinh nhiều lần giao hàng thì người xuất khẩu sẽ phải chuẩn bị chứng từ tương ứng với từng lần giao hàng đó.
Bước 10: Giao nhận hàng hóa.
Khi hoàn tất thủ tục hải quan, lô hàng sẽ được chính thức rời cửa khẩu và vận chuyển về nước. Lúc này bên xuất khẩu nên thông báo kịp thời cho người nhập khẩu các thông tin liên quan đến lô hàng hay gửi sớm chứng từ qua email cho bên nhập khẩu để xem trước và sửa đổi khi cần thiết.
Khi hàng sắp chuyển đến cửa khẩu bên nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến từ đơn vị vận chuyển. Đồng thời, bên mua sẽ nhận được lô hàng từ cảng đến và đưa về kho hàng của mình sau khi đã hoàn thành thủ liên quan.
Bước 11: Thực hiện thủ tục hải quan.
Việc làm các thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa sẽ do đơn vị nhập khẩu hoặc thuê Forwarder. Hầu hết, các công ty thường thuê luôn đơn vị vận chuyển quốc tế để thực hiện mở tờ khai cho lô hàng.
Để mở tờ khai cho lô hàng, nhà nhập khẩu sẽ phải chuẩn bị giấy tờ cần thiết. Thường nhà nhập khẩu có thể mở tờ khai trước cho lô hàng, song để tránh bị hủy do hàng đến trễ thì nhà nhập khẩu chỉ nên mở tờ khai hải quan khi lô hàng đã cập cảng.
Hi vọng, với những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn nắm được các bước thực hiện quy trình logistic trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu có nhu cầu vận chuyển hay làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, hãy liên hệ Atlexpress để được tư vấn tốt nhất.