Chuyển hoàn hàng hóa là điều mà cả người bán và người mua đều không muốn xảy ra. Bởi người bán mất thêm chi phí vận chuyển, còn người mua mất thời gian, công sức chờ đợi đơn hàng nhưng không nhận được. Vậy chuyển hoàn là gì? Làm sao để hạn chế được tình trạng chuyển hoàn hàng hóa? Hãy cùng theo dõi chi tiết ở nội dung dưới đây.
Nội dung bài viết
Chuyển hoàn hàng hóa là gì?
Chuyển hoàn là việc người mua hàng không nhận hàng hay trả lại hàng khi đơn vị vận chuyển giao hàng đến. Trong trường hợp hàng hóa được chuyển hoàn, người bán hàng sẽ phải thanh toán toàn bộ chi phí phát sinh, phí vận chuyển 2 chiều cho đơn hàng theo đúng thỏa thuận. Tùy thuộc vào từng đơn vị vận chuyển mà chi phí chuyển hoàn hàng hóa sẽ được tính theo một mức phí riêng.
Cũng chính vì lý do này các chủ shop kinh doanh nên tìm hiểu kỹ về dịch vụ chuyển hoàn để tránh phát sinh những trường hợp tương tự trong quá trình kinh doanh. Bởi nếu xảy ra tình trạng chuyển hoàn bạn không chủ tốn kém chi phí mà còn có nguy cơ hư hỏng hàng hóa, nhất là những mặt hàng dễ hư hỏng như đồ ăn, thực phẩm.
Nguyên nhân các đơn hàng bị chuyển hoàn
Trên thực tế, có rất nhiều nguyên nhân khiến đơn hàng của bạn bị chuyển hoàn như không liên lạc được với người nhận hàng, người mua trả hàng do hàng không đúng với thực tế, thông tin người nhận hàng không chính xác…Cụ thể:
Shipper không liên lạc được với người nhận hàng nhiều lần
Đa phần trước khi giao hàng đến cho người nhận nhân viên giao hàng sẽ liên hệ đến người nhận để xác nhận trước về thời gian và địa điểm giao hàng. Tuy nhiên, cũng có trường hợp đơn vị giao hàng gọi quá nhiều lần đến người mua nhưng không thể liên lạc lại được. Trong tình huống này, đơn vị vận chuyển sẽ buộc phải liên hệ với người bán hay người gửi hàng để chuyển hoàn hoặc đưa ra phương án xử lý sao cho phù hợp nhất.
Người nhận không có nhà hoặc đi vắng
Tương tự như việc nhân viên giao hàng không liên lạc được cho người nhận, nếu hàng đã được chuyển đến nhưng người nhận không có nhà, đi văng quá lâu thì đơn vị chuyển hàng sẽ mang hàng trả về kho. Khi quá thời gian lưu kho thì đơn vị vận chuyển sẽ chuyển hoàn lại hàng cho người bán.
Người mua vì một lý do gì đó mà hẹn phát lại lần sau
Với mỗi đơn hàng các đơn vị vận chuyển sẽ nhận giao trong khoảng 3 – 4 lần. Tuy nhiên, nếu vì một lý do nào đó mà người nhận hẹn chuyển phát lại hơn số lần quy định, người giao hàng được phép liên hệ lại với người gửi để hoàn hàng.
Người mua từ chối nhận hàng vì hàng không đúng như mô tả
Mua hàng online và nhận được hàng không đúng với quảng cáo là điều rất dễ gặp phải với shop kinh doanh online, nhất là khi sử dụng dịch vụ ship cod. Dễ hiểu là khách hàng sẽ không tận tay, tận mắt nhìn sản phẩm nên khi hàng đến sẽ không đúng với mong muốn của họ. Điều này khiến người mua từ chối nhận hàng và đơn vị vận chuyển cũng bắt buộc phải hoàn hàng về cho khách.
Thông tin người nhận trên đơn hàng không chính xác
Để đơn hàng giao thành công, người gửi hàng sẽ phải cung cấp chính xác thông tin, địa chỉ, số điện thoại của người mua hàng. Thông thường, nếu địa chỉ sai, đơn vị vận chuyển sẽ tự động điều chỉnh khu vực quận, huyện. Tuy nhiên, cũng có không ít trường hợp người mua yêu cầu thay đổi thông tin, địa điểm nhận hàng, thì các shop sẽ yêu cầu khách hủy đơn, yêu cầu chuyển hoàn để phát lại theo thỏa thuận giữa người bán và người mua hàng.
Chuyển hoàn hàng hóa được nhận lại trong bao lâu?
Với những đơn hàng bị chuyển hoàn khi sử dụng dịch vụ của đơn vị vận chuyển, các đơn hàng này sẽ được gửi trả lại cho người bán, người gửi theo đúng địa chỉ mà họ tạo đơn. Bên cạnh đó, chi phí vận chuyển do người gửi trả thì người gửi cũng sẽ phải trả thêm cước chuyển hoàn. Mức phí sẽ được tính theo quãng đường chuyển hoàn từ kho đến địa chỉ của người gửi.
Nếu người nhận hàng thanh toán cước phí vận chuyển, nếu muốn trả lại hàng, thì người nhận sẽ phải trả phí chuyển hoàn này. Đồng thời, đơn vị vận chuyển sẽ không cam kết thời gian hoàn hàng, mà sẽ làm theo quy định chung của từng doanh nghiệp. Song thời gian chuyển hoàn sẽ được thực hiện trong khoảng 1 – 1,5 thời gian giao hàng.
Giải pháp hạn chế tình trạng hoàn hàng cho các shop kinh doanh
Có thể thấy, chuyển hoàn hàng hóa gây ra rất nhiều phiền toái cho cả người mua và người bán. Do đó, để hạn chế tình trạng chuyển hoàn, các chủ shop nên lưu ý một số vấn đề như sau:
Kiểm tra kỹ hàng hóa trước khi đóng gói cẩn thận
Trước khi hàng hóa được đưa đi đóng gói, bạn nên kiểm tra kỹ lượng về chất lượng, tình trạng của hàng hóa, có thể quay video, chụp lại để đối chiếu với khách hàng. Bên cạnh đó, đóng gói hàng hóa cẩn thận, đẹp mắt bởi nó không chỉ đảm bảo an toàn hành hóa, mà còn mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Từ đó, sẽ giảm thiểu được tình trạng chuyển hoàn khi hàng được gửi đi.
Xác nhận đơn hàng kỹ với khách
Có không ít trường hợp người mua đặt hàng nhưng không chịu nhận với lý do không rõ ràng. Chính vì thế, trước khi gửi hàng đi bạn nên xác nhận kỹ thông tin để đảm bảo người mua chấp nhận thanh toán đơn hàng khi đã đặt.
Chuyển hàng nhanh nhất có thể
Thực tế, khi mua hàng online khách hàng đều mong muốn hàng nhanh chóng được chuyển về tay. Việc giao hàng quá lâu sẽ tác động đến tâm lý của người mua, nhất là khi họ đang cần gấp. Do đó, để hạn chế tình trạng chuyển hoàn hàng, shop nên chuẩn bị hàng hóa nhanh chóng, chọn đơn vị chuyển phát uy tín để rút ngắn thời gian giao hàng xuống thấp nhất.
Yêu cầu khách hàng một khoản cọc đối với những đơn hàng lớn
Trong quá trình bán hàng, có rất nhiều trường hợp xảy ra tình trạng chuyển hoàn hàng hóa. Để giảm thiểu tối đa rủi ro nhất là với đơn hàng lớn bạn nên yêu cầu khách đặt cọc trước một khoản tiền cọc. Khoản tiền này sẽ tạo ra sự ràng buộc và bảo đảm người mua hàng sẽ nhận hàng và thanh toán khi hàng đến.
Mong rằng với bài viết trên đây sẽ giúp cho người bán hàng hạn chế được tình trạng chuyển hoàn khi vận chuyển. Bạn cũng đừng quên liên hệ với Atlexpress nếu có nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Với độ ngũ nhân viên nhiều năm kinh nghiệm cùng quy trình vận chuyển chuyên nghiệp sẽ bảo đảm hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, an toàn và giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn hiệu quả.