Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa thì các doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị rất nhiều thủ tục, giấy tờ để đảm bảo hàng hóa được thông quan và vận chuyển an toàn. Vậy khi vận chuyển quốc tế sẽ cần những loại giấy tờ nào? Hãy cùng theo dõi chi tiết ở nội dung dưới đây.
Nội dung bài viết
Những loại giấy tờ cần phải có khi vận chuyển hàng hóa quốc tế
Để hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa được diễn ra một cách thuận tiện, ngoài việc chuẩn bị tốt về hàng hóa các doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị thêm các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể như sau:
Các loại giấy tờ bắt buộc khi vận chuyển hàng hóa quốc tế
Về cơ bản, các loại giấy tờ bắt buộc cần có trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ bao gồm:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hợp đồng thương mại được hiểu là thỏa thuận giữa người mua, người bán và các bên liên quan. Hợp đồng thương mại sẽ xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Nội dung của bản hợp đồng thương mại sẽ liên quan đến thông tin của người bán, người mua, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, thanh toán…
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản sử dụng trong thanh toán đơn hàng xuất nhập khẩu. Hóa đơn này, được phát hành với mục đích thu tiền của người mua theo đúng các thỏa thuận có trong bản hợp đồng. Nội dung của hóa đơn thương mại sẽ có ngày tháng làm hóa đơn, tên, địa chỉ của cả người bán lẫn người mua hàng, thông tin hàng hóa như số lượng, số tiền, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, cảng xếp dỡ, số chuyến, tên của tàu.
Hóa đơn thương mại là cơ sở để ghi nhận hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Khi thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa, hóa đơn sẽ được lập thành nhiều bản để thực hiện các công việc khác nhau, bao gồm cả việc xuất trình cho hải quan để tính thuế và thực hiện thông quan hàng hóa.
Phiếu chi tiết hàng hóa (Packing List)
Phiếu chi tiết hàng hóa hay còn gọi là phiếu đóng gói hàng hóa. Loại phiếu này sẽ được sử dụng để khai và nộp cho hải quan để làm hàng. Nội dung thể hiện trên phiếu chi tiết hàng hóa sẽ bao gồm số kiện hàng, trọng lượng, số container và thông tin liên quan khác.
Vận đơn (Bill of Lading)
Vận đơn là bằng chứng giúp người vận chuyển xác nhận lô hàng đã được giao đúng đến người nhận theo đúng cam kết có trong hợp đồng. Đây cũng là bằng chứng để chứng minh quyền sở hữu hàng hóa, đồng thời cũng dùng cho việc định đoạt và nhận hàng.
Vận đơn hàng hóa sẽ được ký phát theo bộ bao gồm bản gốc và bản sao. Khi người nhập khẩu thanh toán qua thẻ tín dụng, người bán sẽ phải xuất trình vận đơn nếu muốn được thanh toán toàn bộ tiền hàng. Loại giấy tờ này cũng là chứng từ quan trọng mà người vận chuyển sẽ phải nộp cho hải quan khi thực hiện quá trình thông quan hàng hóa.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan là văn bản được đơn vị xuất nhập khẩu sử dụng để khai báo thông tin, số lượng hàng hóa, quy cách của hàng hóa cần nhập khẩu. Thực chất, đây là chứng từ dùng để kê khai với hải quan để chứng minh hàng hóa có đủ điều kiện xuất hay nhập khẩu vào một quốc gia.
Các loại giấy tờ không bắt buộc khi vận chuyển hàng hóa quốc tế
Tùy theo từng mặt hàng khác nhau mà đơn vị hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm một số loại giấy tờ cụ thể như sau:
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Hóa đơn chiếu lệ là bằng chứng xác nhận của người bán về lô hàng và giá tiền cụ thể mà người mua cần thanh toán khi mua hàng.
Thư tín dụng (Letter of Credit)
Thư tín dụng do ngân hàng phát hành theo đúng yêu cầu của đơn vị nhập khẩu. Thông qua thư tín dụng người nhập khẩu sẽ cam kết thực hiện thanh toán một số tiền nhất định cho người bán vào một khoảng thời gian nhất định. Điều kiện thanh toán là người xuất khẩu hàng hóa có thể xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate)
Là loại chứng từ do đơn vị bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm. Mục đích của chứng từ bảo hiểm là để hợp thức hóa hợp đồng và điều tiết quan hệ giữa 2 bên. Với chứng từ bảo hiểm, đơn vị cung cấp bảo hiểm sẽ cam kết đền bù những rủi ro của người sử dụng bảo hiểm theo đúng nội dung có trong bản hợp đồng. Về phía người sử dụng bảo hiểm cũng sẽ phải chi trả một khoản tiền nhất định cho bên cung cấp dịch vụ bảo hiểm.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
Thông thường khi xuất nhập khẩu hàng hóa các doanh nghiệp sẽ phải cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho cơ quan hải quan. Dễ hiểu là loại giấy này sẽ chứng minh hàng hóa của bạn có xuất xứ rõ ràng và đủ điều kiện xuất nhập khẩu. Giấy chứng nhận xuất xứ hợp lệ sẽ phải do cơ quan có thẩm quyền cấp, mục đích chính của loại giấy này sẽ giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa.
Chứng từ kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Chứng từ kiểm dịch sẽ do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch một cách cẩn thận. Việc kiểm dịch sẽ ngăn ngừa không cho mầm bệnh nguy hiểm có trong hàng hóa đi vào các quốc gia khác.
Một số loại giấy tờ khác
Ngoài những loại giấy tờ bắt buộc và không bắt buộc trong hoạt động vận chuyển hàng quốc tế trên đây, tùy vào từng mặt hàng thì các doanh nghiệp còn phải cung cấp một số giấy tờ khác như:
- Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality)
- Giấy chứng nhận kiểm định (Certificate of Analysis)
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
- Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate).
Trên đây là các loại giấy tờ không thể thiếu khi vận chuyển quốc tế, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình thực hiện xuất, nhập khẩu hàng hóa. Nếu có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước, quốc tế, hãy liên hệ đến Atlexpress để được tư vấn tốt nhất.