Với những người làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu sẽ rất quen thuộc với khái niệm kê khai thủ tục hải quan. Song với những người chưa có kinh nghiệm trong mảng này thường thắc mắc làm sao để kê khai thủ tục hải quan điện tử. Để giải đáp cho câu hỏi này, hãy cùng theo dõi chi tiết ở bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
Tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là văn bản mà người chủ hàng (người xuất khẩu và nhập khẩu) hay chủ hàng sẽ phải kê khai đầy đủ về lô hàng trước khi tiến hành xuất, nhập khẩu hàng hóa ra vào lãnh thổ của một quốc gia.
Khi doanh nghiệp có nhu cầu xuất, nhập khẩu hàng hóa thì tờ khai hải quan là thủ tục bắt buộc phải kê khai. Nếu không truyền tờ khai hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất – nhập khẩu sẽ không thể thực hiện được.
Trước năm 2014, các doanh nghiệp sẽ sử dụng tờ khai hải quan bản giấy được in theo mẫu trực tiếp từ phần mềm hải quan. Tuy nhiên, khi công nghệ thông tin phát triển việc kê khai hải quan được thực hiện một cách dễ dàng qua phần mềm VNACCS. Các doanh nghiệp chỉ cần truy cập vào hệ thống và kê khai theo đúng những gì mà tờ khai yêu cầu.
Riêng tờ khai mậu dịch, các doanh nghiệp vẫn phải kê khai hải quan bản in trên giấy. Để thực hiện thủ tục kê khai, người đại diện doanh nghiệp sẽ phải mua tờ khai ở chi cục hải quan và điền thông tin yêu cầu sau đó nộp lại cho cơ quan này.
Phân luồng các loại tờ khai hải quan
Việc phân luồng tờ khai hải quan (phân luồng hàng hóa xuất, nhập khẩu) là cơ sở giúp các cơ quan Hải Quan thuận tiện trong việc giám sát, quản lý và kiểm tra hàng hóa ra vào lãnh thổ của Việt Nam. Về cơ bản, tờ khai hải quan sẽ được phân thành 3 luồng khác nhau là luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Cụ thể:
Luồng xanh
Luồng xanh được hiểu là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu chấp hành tốt các quy định về luật hải quan. Hàng hóa trong trường hợp này sẽ được miễn kiểm tra chi tiết về hồ sơ và hàng hóa.
Luồng vàng
Nếu doanh nghiệp được phân luồng vàng trên tờ khai, đơn vị Hải Quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và không kiểm tra chi tiết hàng hóa. Theo quy định, hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế chỉ áp dụng với mặt hàng xuất nhập khẩu có người chủ hàng chấp hành tốt luật pháp về hải quan. Một số mặt hàng máy móc, thiết bị miễn thuế thuộc dự án đầu tư nước ngoài, hàng hóa đưa vào khu thương mại tự do hay hàng hóa thuộc trường hợp đặc biệt được thủ tướng chính phủ đưa ra quyết định.
Luồng đỏ
Nếu tờ khai hải quan được phân luồng đỏ, bên phía Hải Quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và chi tiết về hàng hóa bên trong theo các mức độ như:
- Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Mục đích của việc kiểm tra nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng. Nếu hàng hóa không có sai phạm thì kết thúc kiểm tra, còn nếu có dấu hiệu vi phạm sẽ tiếp tục thực hiện kiểm tra để tìm và đánh giá mức độ sai phạm.
- Kiểm tra thực tế 10% lô hàng: Trường hợp kiểm tra 10% lô hàng sẽ thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng Hải Quan phát hiện có dấu hiệu vi phạm. Nếu không có sai phạm thì kết thúc quá trình kiểm tra, còn nếu có sẽ phải kiểm tra thêm.
- Kiểm tra toàn bộ lô hàng: Áp dụng trong trường hợp chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật Hải Quan.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi đăng ký khai hải quan điện tử
Để thực hiện việc đăng ký kê khai hải quan điện tử cho lô hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành làm 1 lần. Song song với đó là phải đăng ký chữ ký với cơ quan Hải Quan trong việc ký duyệt tờ khai và gia hạn thời gian chữ ký khi hết hạn. Theo đó, để đăng ký khai hải quan điện tử các doanh nghiệp cần chuẩn bị những thứ sau:
- Máy tính có kết nối mạng internet.
- Chữ ký số (Token)
- Phần mềm khai hải quan điện tử.
Nội dung cần có trên tờ khai hải quan điện tử
Một tờ khai hải quan sẽ bao gồm rất nhiều mục khác nhau, tuy nhiên nội dung quan trọng sẽ nằm ở giữa tờ khai. Dễ hiểu là đây là tham số chiếu, số tờ khai đăng ký bên đơn vị hải quan và ngày gửi chi tiết. Về cơ bản, nội dung trên bản tờ khai hải quan điện tử sẽ bao gồm các phần sau:
- Phần 1: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai.
- Phần 2: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu.
- Phần 3: Tất cả các thông tin chi tiết về lô hàng như bill, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất ngày cập, số lượng hàng…
- Phần 4: Hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn…
- Phần 5: Thuế và sắt thuế (mục này người kê khai sẽ nhập thông tin mặt hàng và hệ thống tự động tính toán thuế suất cụ thể).
- Phần 6: Mục dành cho hệ thống hải quan trả về.
- Phần 7: Phần ghi chú về tờ khai hải quan.
- Phần 8: List hàng hóa.
Hướng dẫn cách ghi tiêu thức trong tờ khai hải quan
Việc kê khai tờ khai hải quan xuất nhập khẩu sẽ phải bảo đảm tính chính xác tuyệt đối. Đặc biệt, những người kê khai hải quan sẽ phải nắm chắc cách ghi tiêu thức có trong tờ khai hải quan. Về quy định ghi tiêu thức sẽ được hướng dẫn trong Thông tư số 15/2012/TT-BTC, banh hành ngày 08/02/2012. Cụ thể:
Tiêu thức có sẵn trong tờ khai hải quan
- Góc trái tờ khai: Người kê khai sẽ phải ghi rõ tên chi cục hải quan tiến hành đăng ký tờ khai, tên chi cục hải quan tại cửa khẩu xuất, nhập khẩu.
- Phần giữa tờ khai: Ngày giờ gửi và số tham chiếu (số này sẽ do hệ thống tự động cấp cho tờ khai sau khi xác nhận khai hoàn thành việc gửi dữ liệu đến hệ thống với mục đích đăng ký tờ khai hàng hóa).
- Số tờ khai và ngày giờ đăng ký: Là số đăng ký tờ khai hàng ngày dựa trên từng loại hình xuất nhập khẩu của chi cục hải quan. Số thứ tự này sẽ do hệ thống tự động ghi.
- Góc trên bên phải: Cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận đăng ký tờ khai cho hàng hóa xuất nhập khẩu và đóng dấu công chức. Đối với khai tờ khai điện tử hệ thống sẽ tự động điền tên, số hiệu của cán bộ trực tiếp nhận đăng ký tờ khai của doanh nghiệp.
Tiêu thức dành cho người khai hải quan và tính thuế
- Ô số 1: Ghi đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, số fax, mã số thuế của thương nhân xuất khẩu. Thông tin này sẽ phải trùng khớp với nội dung trong bản hợp đồng mua bán hàng hóa.
- Ô số 2: Người khai hải quan sẽ phải ghi đầy đủ các thông tin về tên, địa chỉ, số fax, số điện thoại của thương nhân nhập khẩu.
- Ô số 3: Người khai hải quan có sẽ phải ghi đầy đủ thông tin về tên, số fax, số điện thoại và mã số thuế của thương nhân uỷ thác cho người xuất khẩu hoặc của người được uỷ quyền khai báo báo hải quan.
- Ô số 4: Người khai hải quan phải ghi đầy đủ thông tin chi tiết về địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế của đại lý hải quan. Kèm theo số hợp đồng của đại lý hải quan.
- Ô số 5: Người khai hải quan bắt buộc phải chọn chính xác mã loại hình trong hệ thống. Nếu khai theo phương pháp thủ công, người khai phải ghi bằng tay loại hình đó.
- Ô số 6: Người khai cần ghi số, ngày, tháng và năm của giấy phép và ngày tháng nă, hết hạn của giấy phép.
- Ô số 7: Người khai sẽ ghi số ngày tháng năm ký và ngày tháng năm hết hạn của hợp đồng.
- Ô số 8: Người khai ghi số, ngày tháng năm của hoá đơn thương mại của lô hàng.
- Ô số 9: Ghi rõ cảng, địa điểm giao nhận hàng đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại.
- Ô số 10: Người khai ghi rõ tên nước, vùng lãnh thổ là điểm đích mà hàng hoá đến.
- Ô số 11: Người khai ghi rõ điều kiện giao hàng mà 2 bên đã thoả thuận.
- Ô số 12: Người khai ghi rõ cách thức thanh toán đã được nói rõ trong hợp đồng thương mại.
- Ô số 13: Ghi rõ loại tiền tệ để thanh toán.
- Ô số 14: Ghi rõ tỷ giá tiền tệ để tiến hành nghĩa vụ đóng thuế.
- Ô số 15: Ghi rõ tên hàng, quy cách phẩm chất của lô hàng, trùng lặp với nội dung trên hợp đồng thương mại.
- Ô số 16: Ghi rõ mã số hàng hoá đã được phân loại theo Biểu thuế xuất nhập khẩu được quy định bởi Bộ Tài Chính.
- Ô số 17: Ghi rõ xuất xứ, là nơi mà lô hàng được sản xuất.
- Ô số 18: Ghi rõ số lượng, trọng lượng của lô hàng.
- Ô số 19: Ghi rõ đơn vị tính trên từng mặt hàng.
- Ô số 20: Ghi rõ giá của một đơn vị hàng hoá bằng loại tiền tệ đã thống nhât ở ô số 13.
- Ô số 21: Ghi rõ giá trị nguyên tệ của từng mặt hàng xuất khẩu.
- Ô số 22: Ghi rõ số thuế xuất khẩu phải đóng theo từng mặt hàng.
- Ô số 23: Ghi rõ các trị giá tính thu khác.
- Ô số 24: Ghi rõ tổng số tiền thuế xuất khẩu, chi tiêt bằng số và bằng chữ.
- Ô số 25: Ghi rõ trọng lượng hàng trong container.
- Ô số 26: Liệt kê tất cả các chứng từ đi kèm.
- Ô số 27: Ghi rõ ngày tháng năm khai báo. Sau đó phải ký đồng thời ghi rõ họ tên.
Trên đây là thông tin chi tiết về cách kê khai thủ tục hải quan điện tử cập nhật mới nhất hiện nay, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn khi làm thủ tục kê khai tờ khai hải quan khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Nếu có nhu cầu làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, hãy liên hệ đến Atlexpress để được hỗ trợ tốt nhất.