Làm các thủ tục hải quan là bước không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp. Song không phải ai cũng nắm được chính xác quy trình thực hiện các thủ tục hải quan này. Vậy quy trình thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm những bước nào? Hãy cùng theo dõi chi tiết ở nội dung dưới đây.
Nội dung bài viết
Các bước trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa
Các cá nhân, doanh nghiệp khi muốn xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam đi các quốc gia khác sẽ phải làm thủ tục xuất khẩu để hoạt động thông quan và vận chuyển diễn ra bình thường. Theo đó, thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Xem lại chính sách mặt hàng được phép xuất khẩu và chính sách thuế.
Mỗi một loại hàng hóa sẽ có chính sách xuất khẩu và thuế riêng, nên trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu nên xem lại chính sách hàng hóa và thuế sớm nhất để đàm phán với người nhập khẩu. Hãy xem cụ thể chính sách của chính phủ có khuyến khích hay hạn chế mặt hàng của bạn đang định xuất khẩu hay không.
Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ về hạn ngạch xuất khẩu, giấy phép cần có khi xuất khẩu hàng hóa. Bên cạnh đó, nên xem xét loại hàng hóa này có thuộc danh mục sản phẩm phải chịu thuế hay không. Lời khuyên dành cho bên xuất khẩu hàng hóa là chỉ đàm phán và ký kết hợp đồng khi đã hiểu rõ về chính sách liên quan đến hàng hóa.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ.
Muốn làm ăn với các đối tác nước ngoài, trước hết nhà nhập khẩu sẽ phải đàm phán và ký kết các hiệp định thương mại nước ngoài với họ. Hồ sơ yêu cầu đối với hàng hóa xuất khẩu thông thường sẽ không phải kiểm tra chuyên ngành, nếu có thì cũng kiểm tra rất đơn giản. Để làm thủ tục hải quan xuất khẩu, các doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một số giấy tờ bắt buộc như sau:
- Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract);
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice);
- Phiếu đóng gói (Packing List);
- Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note) thỏa thuận này sẽ giúp nhà xuất khẩu lấy các thông tin lên tàu, số chuyến, cảng xuất hàng;
- Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng;
- Chuẩn bị các chứng từ riêng theo quy định nếu xuất khẩu hàng đặc thù cần phải kiểm tra chuyên ngành.
Bước 3: Khai tờ khai hải quan.
Khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ theo quy định, nhà nhập khẩu sẽ tiến hành khai tờ khai hải quan điện tử. Nếu khai lần đầu thì trước hết bạn phải đăng ký chữ ký doanh nghiệp với Tổng cục Hải quan trên hệ thống VNACCS. Chữ ký này phải là chữ ký bạn sử dụng để khai thuế, bảo hiểm xã hội, đăng ký doanh nghiệp trước đó.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa.
Ở bước này sau khi khai báo hải quan trên phần mềm, tờ khai sẽ được cán bộ Hải quan phân luồng dựa trên những thông tin mà bạn đã khai báo trước đó. Lô hàng của bạn được thông quan nhanh hay chậm sẽ phụ thuộc vào tờ khai phân luồng này.
Tờ khai luồng xanh
Nếu tờ khai được phân luồng xanh, hàng hóa sẽ được cho phép thông quan. Lúc này, người làm thủ tục hải quan để nộp các chứng từ như Phơi hạ hàng, tờ có mã vạch bản in và phí, phí hạ tầng (nếu thông quan tại cảng Hải Phòng). Sau đó, cơ quan hải quan sẽ ký, đóng dấu vào mặt sau tờ khai, bạn sẽ dùng tờ khai này để đưa cho đơn vị vận chuyển.
Tờ khai luồng vàng
Đối với tờ khai luồng vàng, cơ quan Hải quan sẽ chỉ kiểm tra lại bộ hồ sơ liên quan và không phải kiểm tra thực tế lô hàng. Các đơn vị xuất khẩu sẽ chuẩn bị hồ sơ giấy theo quy định tại Thông tư 38 để mang đến chi cục hải quan để đơn vụ này kiểm tra. Theo đó, với tờ khai được phân luồng vàng, các doanh nghiệp sẽ phải xuất trình bộ hồ sơ cho Hải quan với các loại chứng từ như sau:
- Tờ khai hải quan (in từ phần mềm, không cần đóng dấu)
- Hóa đơn thương mại (GĐ doanh nghiệp ký, đóng dấu tròn + chức danh)
- Chứng từ khác: Vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng (kiểm tra chuyên ngành)…
Tờ khai luồng đỏ
Đối với tờ khai luồng đỏ, đòi hỏi công sức và thời gian của cả nhà xuất khẩu và cơ quan hải quan. Bởi ngoài việc kiểm tra hồ sơ, thì cơ quan hải quan sẽ phải kiểm tra thực tế lô hàng. Để thực hiện việc kiểm tra, đơn vị hải quan sẽ kiểm tra lô hàng để xác minh tính hợp lệ của chứng từ. Trong một số trường hợp sẽ sử dụng máy soi hoặc mở trực tiếp thùng hàng kiểm tra.
Mục đích của việc kiểm tra hàng hóa là xác định xem những loại hàng này có đúng như thực tế hay không, nếu đúng thì sẽ hoàn tất việc kiểm tra. Nếu hàng không đúng với tờ khai, đơn vị xuất khẩu sẽ phải sửa tờ khai, phạt hành chính hoặc không được xuất khẩu hàng hóa.
Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai.
Khi thực hiện xong các thủ tục hải quan và tờ khai đã được thông quan, nhà xuất khẩu sẽ gửi lại tờ khai, mã vạch cho hải quan giám sát để làm thủ tục xác thực. Đồng thời, nhà xuất khẩu sẽ gửi lại một bản cho hãng tàu để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với cơ quan hải quan khi hàng lên tàu.
Quy trình làm thủ tục thông quan nhập khẩu hàng hóa
Tương tự như làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, các doanh nghiệp khi muốn nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào vào thị trường Việt Nam sẽ phải làm thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu. Theo đó, các bước làm thủ tục thông quan nhập khẩu hàng hóa sẽ được tiến hành theo các bước như sau:
Bước 1: Xác định loại mặt hàng sẽ nhập.
Trên thực tế, tất cả các mặt hàng thông thường, hàng cấm nhập khẩu, hàng hóa cần giấy phép nhập khẩu, hàng cần kiểm tra chuyên ngành…thì đều được xem hàng hàng hóa. Khi muốn nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào vào Việt Nam bạn phải xác định được những loại hàng hóa này thuộc nhóm nào. Chúng có được phép nhập khẩu vào Việt Nam hay thuộc danh mục hàng cấm nhập khẩu.
Bước 2: Ký kết hợp đồng mua bán.
Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa là thỏa thuận giữa người mua và người bán. Nội dung trong bản hợp đồng cần có đủ thông tin bao gồm tên hàng hóa, số lượng, cân nặng, giá cả… Bên cạnh đó, trong hợp đồng nhập khẩu hàng hóa sẽ quy định một loạt các hạn chế liên quan đến chứng từ, phương thức thanh toán hàng nhập khẩu. Trong quá trình khai báo thủ tục hải quan, thủ tục là giấy tờ cực kỳ quan trọng.
Bước 3: Kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Muốn khai báo thủ tục hải quan nhanh chóng, bạn sẽ phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ như sau:
- Hợp đồng ngoại thương;
- 3 bản chính vận đơn (Bill of Lading);
- 2 bản chính hóa đơn thương mại (Commercial Invoice);
- 3 bản chính bảng kê hàng hóa (Packing List);
- Giấy chứng nhận. xuất xứ (Giấy chứng nhận xuất xứ).
Thực tế, khi nhập khẩu hàng hóa các loại giấy tờ này sẽ do người xuất khẩu gửi cho bên nhập khẩu. Để gửi giấy tờ hải quan sẽ phải mất 1 khoảng thời gian nhất định. Do đó, ngay khi nhận được bộ chứng từ, bạn nên kiểm tra thật kỹ thông tin trước.
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành.
Đối với những mặt hàng yêu cầu phải kiểm tra chuyên ngành, khi nhận được hàng hóa bạn sẽ phải phối hợp với cơ quan Hải quan để thực hiện kiểm tra chuyên ngành theo đúng quy định.
Bước 5: Hoàn thành tờ khai hải quan.
Ngay khi nhận được thông báo của người vận chuyển về lô hàng sắp đến, nhà nhập khẩu sẽ phải tiến hành khai báo hàng hóa với cơ quan hải quan. Để khai báo bản sao phải có chữ ký số và thực hiện khai báo hải quan quan phần mềm của Tổng cục Hải Quan. Tất cả các thông tin cần thiết phải được đưa vào đơn đăng ký, nếu khai đúng thông tin sẽ được chuyển sang khâu xử lý tiếp theo.
Bước 6: Nhận lệnh giao hàng.
Lệnh giao hàng thực chất là giấy tờ do hãng tàu hay công ty vận chuyển hàng hóa cung cấp. Khi hàng vận chuyển đến cảng sẽ được giao cho người nhập khẩu tại cảng hay nhà kho. Khi ra nhận hàng nhà xuất khẩu sẽ phải cầm theo các giấy tờ sau: Bản sao căn cước công dân, 2 bản sao vận đơn và 1 vận đơn gốc được đóng dấu và phí. Trong trường hợp hàng hóa được xác định chất đầy trên container, hãy xác định xem còn thời gian cất giữ hàng ở kho hay không, nếu không còn bạn sẽ phải tiếp tục gia hạn và tiến hành bốc dỡ hàng hóa nhập khẩu vào kho.
Bước 7: Chuẩn bị thủ tục hải quan.
Sau khi tờ khai hải quan đã được chuyển đi tờ khai cũng sẽ được tiến hành phân luồng như hoạt động xuất khẩu hàng hóa đó là phân luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Với mỗi trường hợp phân luồng, người nhập khẩu sẽ phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ để hải quan kiểm tra.
Nếu tờ khai phân luồng xanh hàng hóa được phép thông quan, tờ khai phân luồng vàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa. Riêng tờ khai được phân luồng đỏ, người nhập khẩu sẽ phải phối hợp với bên Hải quan để kiểm tra tình trạng hàng hóa thực tế. Nếu hàng hóa đúng như khai báo trong hồ sơ, bạn sẽ được thông quan và chở hàng hóa về kho, còn nếu hàng hóa không đúng thực tế sẽ được cán bộ hải quan thông báo cho cấp trên để đưa ra phương án xử lý cụ thể.
Bước 8: Nộp thuế và làm thủ tục nhập khẩu.
Để hàng hóa được thông quan, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ phải thanh toán các loại thuế bắt buộc, thì hàng hóa sẽ được thông quan theo đúng quy định.
Bước 9: Chuyển hàng và nhập hàng vào kho.
Cuối cùng, để chuyển hàng về kho các doanh nghiệp nhập khẩu sẽ chuẩn bị một số giấy tờ sau để mang hàng về kho. Cụ thể:
- Lệnh giao hàng D/O kèm có kèm theo giới thiệu của người gửi hàng;
- Phiếu đặt cược của hãng tàu;
- Mã vạch tờ khai hải quan có ký tên, đóng dấu.
Các loại giấy tờ này sẽ giao cho bên Hải quan, cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra hàng hóa, nếu cần sẽ làm hồ sơ để nộp phí. Khi hoàn tất thủ tục, hàng hóa sẽ được sắp xếp đề chuyển đến kho của người nhập khẩu.
Thời gian làm thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu
Về cơ bản, thủ thời hạn làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ được quy định cụ thể tại mục Công văn 19046/BTC-TCHQ quy định việc thực hiện các quy định của Luật Hải quan năm 2014 do Bộ Tài chính ban hành. Theo đó, thời hạn để hoàn tất các thủ tục từ khâu nộp hồ sơ đến kiểm tra sẽ không quá 2 giờ làm việc, thời gian được tính từ khi cơ quan Hải Quan nhận được bộ hồ sơ của doanh nghiệp.
Trong trường hợp phải kiểm soát hàng hóa, thời gian thực hiện sẽ không quá 8 giờ tính từ thời điểm chủ hàng bàn giao hàng hóa cho cơ quan Hải quan. Nếu hàng hóa phải kiểm tra tình trạng sức khỏe, chất lượng, văn hóa, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm sẽ có thời gian kiểm tra thực tế sẽ tính từ khi hoàn thành kết quả khám chuyên khoa theo đúng quy định. Với những lô hàng số lượng lớn, kiểm soát phức tạp, thì thời gian làm thủ tục hải quan và kiểm tra sẽ không quá 2 ngày.
Những lỗi thường gặp làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa
Thông thường, các doanh nghiệp, cá nhân có kinh nghiệm trong việc làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa thì việc làm thủ tục hải quan là một việc đơn giản. Song với những đơn vị chưa làm bao giờ sẽ gặp không ít khó khăn, bởi không biết thủ tục hải quan là gì, bắt đầu công việc từ đâu. Chưa kể, nếu làm sai hồ sơ, sẽ mất khá nhiều thời gian sửa, bổ sung, bị phạt hay khai báo lại khi làm thủ tục hải quan. Để tránh mất thời gian, công sức và tiền bạc khi làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn nên tránh một số lỗi như sau:
Khai báo hải quan trên phần mềm VNACCS
Khi khai báo hải quan trên phần mềm online sẽ có những thông tin chỉ được nhập một lần và không được phsp chỉnh sửa. Nếu lỡ khai sai, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa bổ sung thông tin, thậm chí sẽ bị phạt nếu làm tờ khai mới. Đặc biệt, khi tờ khai đã chốt và đóng thuế sẽ mất thời gian, công đoạn cho việc điều chỉnh cả mã số thuế của lô hàng. Chính vì thế, khi khai báo hải quan, người khai phải đặc biệt lưu ý nhập thông tin một cách chính xác nhất khi khai báo.
Thông tin trên bộ chứng từ hải quan không chính xác
Thông tin trên chứng từ không chính xác là sai lầm phổ biến nhất của các doanh nghiệp khi làm thủ tục hải quan. Song những lỗi nhỏ này thường gây hậu quả cực kỳ khó lường, bởi có không ít sai sót như nhầm lẫn địa điểm giao, mã số container, tàu chở hàng khiến cho doanh nghiệp tốn rất nhiều tiền bạc, công sức.
Để tránh sai sót thông tin, doanh nghiệp nên bảo đảm mọi thông tin khai trên chứng từ đều được thực hiện một cách chính xác. Nếu có phát hiện lỗi sau về chính tả, số lượng hàng hóa, cân nặng, điều kiện không khớp…nên kịp thời phát hiện và xử lý nhanh nhất trước khi hàng cập cảng.
Lỗi C/O thường gặp phải
Đối với các lô hàng xuất nhập khẩu, giá trị hàng hóa FOB trên C/O sẽ được tính bằng USD. Một số trường hợp cũng được tính theo giá trị khác như EXW, CFR, CIF… được thể hiện trên bản hợp đồng, hóa đơn, cũng có trường hợp hàng hóa có nhiều chi tiết nhưng trên C/O không được thể hiện đầy đủ.
Để hưởng ưu đãi đặc biệt về C/O là điều mà doanh nghiệp luôn thực hiện để được hưởng lợi về ưu đãi thuế suất khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Chẳng hạn, trong trường hợp báo cáo trên C/O không khớp với giá trị hàng hóa trên hợp đồng, hóa đơn, thì lô hàng của bạn sẽ phải đóng thuế không có ưu đãi.
Nếu C/O do bên thứ ba cung cấp thì hóa đơn phải là số hóa đơn của người bán chứ không phải của người gửi hàng. Đồng thời, người gửi sẽ phải đánh dấu vào mục “Third Party Invoicing”. Nếu phát hiện lỗi trên C/O phí Hải quan sẽ từ chối và không chấp nhận giảm thuế trong trường hợp này.
Sử dụng không chính xác hóa hàng mã (HS code)
Mỗi một mặt hàng xuất nhập khẩu đều có một mã HS code riêng, trong khi đó có những nhóm hàng có mô tả giống nhau sẽ khiến người không có kinh nghiệm trong việc làm thủ tục hải quan nhầm mã HS code. Đa phần tâm lý của chủ hàng thường áp mã số HS code với mức thuế thấp nhất để không phải trả mức thuế cao. Trong khi đó, cơ quan Hải quan sẽ ngược lại sử dụng mã HS code cao. Do đó, chủ hàng sẽ phải có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để chứng minh cho lời khai của mình.
Mỗi sản phẩm chỉ có một HS mã, người khai hải quan phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc cấp HS. Do đó, người khai báo phải cẩn thận quyết định việc sử dụng HS mã của mình. Nếu không rõ, bạn có thể hỏi hải quan để cung cấp HS mã hóa của các mặt hàng trước khi làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa.
Lỗi trong quá trình kiểm tra hàng hóa
Không chỉ mắc lỗi về chứng từ, trong quá trình làm thủ tục hải quan sẽ gặp phải các lỗi như container bị sai seal, hàng hóa không đúng chủng loại, thiếu số lượng, không có tem nhãn, hạn sản xuất không đúng… Do đó, người khai thủ tục hải quan cần có kinh nghiệm để nhanh chóng xử lý những vấn đề phát sinh để bảo đảm hoạt động thông quan được diễn ra đúng thời gian.
Hi vọng, với bài viết trên đây sẽ giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích về quy trình thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa. Mọi thắc mắc về thủ tục hải quan, hãy liên hệ đến Atlexpress để được giải đáp tốt nhất.