Xuất khẩu và nhập khẩu là một phần không thể thiếu trong nền kinh tế của mỗi quốc gia, nhất là trong chuỗi cung ứng hàng hóa và logistics. Hoạt động xuất nhập khẩu không chỉ hỗ trợ hàng hóa trong nước xâm nhập thị trường nước ngoài, mà còn hỗ trợ hàng hóa từ ngoài nước được nhập khẩu và phân phối ở thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, để các doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa trước khi muốn xuất nhập, khẩu hàng hóa ra ngoài thị trường. Vậy thủ tục hải quan là gì? Tất cả sẽ được giải đáp ở nội dung dưới đây.
Nội dung bài viết
Thủ tục hải quan là gì?
Có rất nhiều định nghĩa về thủ tục hải quan, nhưng trước hết bạn cần hiểu rõ khái niệm về hải quan. Theo tài liệu được trích từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ xuất bản 2005 “Hải quan là việc kiểm soát và đánh thuế hàng hóa xuất cảnh”.
“Thủ tục hải quan là công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải” – Theo Luật Hải quan năm 2014.
Hiểu một cách đơn giản hơn thủ tục hải quan là quá trình doanh nghiệp làm các thủ tục xuất khẩu hay nhập khẩu cần thiết. Với các thủ tục này sẽ đảm bảo hàng hóa, phương tiện vận chuyển hàng hóa được phép xuất khẩu hay nhập khẩu qua biên giới giữa quốc gia này đến quốc gia khác.
Địa bàn hoạt động của hải quan sẽ bao gồm các địa điểm sau:
- Cửa khẩu đường bộ, đường sắt liên vận quốc tế và cảng hàng không dân dụng quốc tế;
- Các cảng biển, cảng thủy nội địa có diễn ra hoạt động, xuất, nhập khẩu, nhập cảnh, quá cảnh hàng hóa;
- Khu vực được sử dụng để lưu giữ hàng hóa dưới sự giám sát của hải quan, khu chế xuất, khu vực ưu đãi hải quan;
- Khu vực làm thủ tục hải quan, kho ngoại quan, kho bảo thuế, bưu điện quốc về và trụ sở hải quan kiểm tra sau khi thực hiện thông quan;
- Địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất, nhập khẩu nằm trong lãnh thổ hải quan;
- Các khu vực, địa điểm có thể đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, được phép xuất, nhập khẩu hàng hóa, quá cảnh, xuất cảnh nhập cảnh, quá cảnh phương tiện vận tải theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
Mục đích của việc làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa
Đối với các loại hàng hóa xuất nhập khẩu, thông quan hàng hóa là yêu cầu bắt buộc. Sở dĩ việc làm thủ tục hải quan hàng hóa nằm giải quyết 2 mục đích cơ bản như:
- Nhà nước thực hiện tính và thu thuế: Đây được xem là mục đích chính và cực kỳ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Có thể lấy ví dụ mức thuế hải quan năm 2021 thu được là 370 nghìn tỷ đồng (theo số liệu từ Tổng cục Hải quan) và chỉ có thông qua hải quan thì mới có thể thu được khoản chi phí cực lớn vào ngân sách nhà nước.
- Đảm bảo hàng hóa xuất/nhập khẩu không thuộc danh mục hàng cấm: Trong hoạt động xuất nhập khẩu các mặt hàng như ma túy, súng, ngà voi, văn hóa phẩm đồ trụy…đều là những mặt hàng cấm. Thông qua hải quan sẽ kịp thời ngăn chặn và xử lý các trường hợp vi phạm luật và quy định về xuất nhập khẩu hàng hóa.
Quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ phụ thuộc vào từng loại hàng khác nhau, từ đó doanh nghiệp sẽ phải làm bộ thủ tục tương ứng với từng loại hàng. Theo đó, quy trình làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ được Atlexpress cập nhật chi tiết ngay dưới đây.
Các bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa
Để thực hiện quá trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Xem lại chính sách mặt hàng và chính sách thuế.
Trước khi xuất khẩu bất cứ mặt hàng gì, các doanh nghiệp sẽ phải xem lại các chính sách nhập khẩu mặt hàng và chính sách thuế. Các thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa cần được thực hiện càng sớm càng tốt và nhanh nhất nên hoàn tất trước khi đàm phán hợp đồng.
Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu hàng hóa, các doanh nghiệp sẽ phải nghiên cứu những hạn chế, giấy phép, hạn ngạch xuất khẩu. Là tư cách chủ hàng, các doanh nghiệp xuất khẩu cần xác định mặt hàng đó có phải chịu thuế xuất khẩu hay không. Số lượng mặt hàng chịu thuế sẽ thấp hơn nhiều so với hàng hóa nhập khẩu theo chính sách khuyến khích xuất khẩu. Đối với một số mặt hàng đặc biệt sẽ phải chịu thuế xuất khẩu theo quy định như khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại), lâm sản (gỗ, sản phẩm từ gỗ).
Chủ hàng sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài. Nếu hiểu rõ chính sách liên quan để làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ.
Để xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, các doanh nghiệp phải đàm phán và ký kết hiệp định thương mại với họ. Bộ hồ sơ xuất khẩu hàng hóa không cần kiểm tra chuyên ngành rất đơn giản và doanh nghiệp sẽ phải gửi tài liệu cho người mua hàng ở nước ngoài.
Về cơ bản bộ hồ sơ khai báo hải quan xuất khẩu hàng hóa sẽ bao gồm một số loại giấy tờ như sau:
- Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
- Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì)
- Các chứng từ riêng theo quy định hiện hành đối với một số mặt hàng đặc thù cần phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành.
Bước 3: Khai tờ khai hải quan.
Với những hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tờ khai hải quan là chứng từ được chủ hàng sử dụng để khai báo cho các cơ quan chức năng. Dựa vào những thông tin có trong chứng từ, bạn sẽ khai thông tin cần thiết ở trên phần mềm hải quan điện tử.
Đối với những doanh nghiệp mới bắt đầu tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu sẽ phải thực hiện các bước bổ sung. Bên cạnh đó, sẽ sử dụng chữ kỹ số mà doanh nghiệp dùng khai thuế, bảo hiểm xã hội. Với chữ ký sử dụng phải được đăng ký với Tổng cục Hải quan trên hệ thống VNACCS.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa.
Trong quá trình khai báo, phần khai báo này sẽ được bên hải quan phân luồng dựa trên thông tin người xuất khẩu đã khai báo trước gió. Đồng thời, luồng hàng cũng sẽ quyết định đến việc hàng hóa của bạn được gửi đi nhanh hay chậm. Theo đó, thủ tục hải quan sẽ có 3 luồng chính như sau:
Tờ khai luồng xanh
Nếu có tờ khai luồng xanh hàng hóa sẽ được thông quan trên chương trình. Đồng thời, sẽ giảm thiểu được thời gian cho hoạt động và cho phép phân lô nhanh chóng hơn.
Khi đã xác định hàng hóa thuộc luồng xanh, bạn chỉ cần đến cơ quan hải quan để nộp các chứng từ cụ thể như sau:
- Phơi hạ hàng
- Tờ có mã vạch (in từ website của Tổng cục Hải quan)
- Phí hạ tầng (chỉ áp dụng duy nhất tại cảng Hải Phòng).
Bên phía hải quan sẽ ký vào tờ khai, trong một số trường hợp sẽ đóng dấu vào mặt sau của tờ khai. Lúc này, bạn có thể sử dụng giấy tờ này để chuyển cho công ty vận chuyển.
Tờ khai luồng vàng
Những lô hàng có tờ khai luồng vàng, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thực tế trong luồng nhưng không phải kiểm tra thực tế sản phẩm. Sau khi hồ sơ được duyệt lô hàng mới hoàn tất thủ tục ở bước thứ 4.
Ở bước này chỉ hàng sẽ chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại Thông tư 38 (sửa đổi bởi Thông tư 39) và mang đến chi cục hải quan để được công chức kiểm tra. Các loại giấy tờ sẽ phải nộp bản sao hoặc có thể đính kèm file scan vào phần mền thay cho bản giấy. Ngoài những loại giấy tờ trên, bạn vẫn phải mang các loại giấy tờ quan trọng đến cục hải quan để nộp và mở tờ khai theo hướng dẫn của nhân viên hải quan.
Tờ khai luồng đỏ
Tờ khai luồng đỏ được xem là loại tờ khai tiêu tốn nhiều công sức nhất của chủ hàng và hải quan. Trong trường hợp này hồ sơ hải quan chi tiết và hàng hóa sẽ được kiểm tra thực tế trong luồng. Sau khi kiểm tra hồ sơ và hàng hóa không có bất kỳ vấn đề gì thì cơ quan hải quan sẽ duyệt hồ sơ và chuyển tiếp sang bước thứ 4.
Những loại hàng hóa nằm trong luồng đỏ, sau khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ sử dụng máy soi chuyên dụng hoặc nhân viên hải quan sẽ mở từng thùng hàng để kiểm tra. Việc kiểm tra sẽ xác định hàng hóa có đúng với hồ sơ đã kê khai hat không. Nếu câu trả lời giống thì coi như bước này đã hoàn tất, trong trường hợp sai sót bạn sẽ phải chỉnh sửa tờ khai, có thể phạt hành chính nếu lỗi nhẹ và lỗi nặng sẽ không thể xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai.
Sau khi làm thủ tục thông quan hàng hóa xong xuôi, bạn cần gửi tờ khai và mã vạch cho cơ quan hải quan để làm thủ tục xác thực. Khi tờ khai được thông quan và thông qua giám sát, bạn sẽ nộp lại hồ sơ cho hãng tàu để làm thủ tục xác nhận hải quan giám sát khi lên tàu.
Chỉ với vài bước đơn giản là bạn đã hoàn thành quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình xuất khẩu hàng hóa được liền mạch, doanh nghiệp phải chú ý đến quy định pháp luật liên quan đến thủ tục xuất khẩu hàng hóa.
Các bước làm thủ tục thông quan nhập khẩu hàng hóa
Tùy vào từng loại hàng hóa thông thường hay đặc biệt mà các doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Xác định loại hàng nhập khẩu.
Trước hết, các doanh nghiệp nhập khẩu sẽ phải xác định mặt hàng của mình thuộc diện nào, là hàng hóa thông thường, hàng hóa thuộc danh sách đặc biệt hay bị hạn chế nhập khẩu hay không. Cụ thể:
- Hàng hóa thông thường: Là những mặt hàng đủ điều kiện làm các thủ tục nhập khẩu hàng hóa theo thủ tục thông thường.
- Hàng hóa bị cấm: Là những mặt hàng thuộc danh mục hàng hóa bị cấm nhập khẩu được quy định tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Những mặt hàng này các chủ doanh nghiệp cần tránh, bởi nếu các sản phẩm này dễ bị thu hồi hoặc dễ vướng phải các vấn đề về pháp lý khi nhập khẩu.
- Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: Các mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu được quy định tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP. Khi muốn nhập khẩu những mặt hàng này, doanh nghiệp sẽ phải xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa theo đúng quy định.
- Hàng cần công bố hợp chuản hợp quy: Quy định cụ thể tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN. Khi nhập khẩu những mặt hàng này, doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục công bố hợp quy trước khi vận chuyển hàng hóa về đến cảng.
- Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Là những mặt hàng cần phải kiểm tra chuyên ngành sau khi được đưa về cảng. Để thực hiện kiểm tra cơ quan chức năng sẽ đến tận nơi để lấy mẫu kiểm tra, sau khi có kết quả doanh nghiệp sẽ tiếp tục thực hiện các bước còn lại của quy trình nhập khẩu hàng hóa.
Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương.
Thủ tục ngoại thương là bản hợp đồng thể hiện giao dịch của bên bán và bên mua hàng. Giấy tờ này yêu cầu phải có trong các bộ hồ sơ khi thông quan hàng hóa. Nội dung bắt buộc của hợp đồng ngoại thương sẽ bao gồm tên, số lượng hàng hóa, quy cách đóng gói, giá thành, trọng lượng…
Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá.
Các doanh nghiệp muốn hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ nhập khẩu với đầy đủ các loại giấy tờ như sau:
- Hợp đồng thương mại (Sale Contract).
- Vận đơn lô hàng (Bill of Landing).
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List).
- Giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng (C/O).
- Các giấy tờ liên quan khác.
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành.
Đăng ký kiểm tra chuyên ngành là thủ tục bắt buộc nếu hàng hóa nhập khẩu của bạn thuộc danh sách phải kiểm tra chuyên hàng. Lô hàng khi nhận được giấy báo hàng đã đến, doanh nghiệp sẽ phải ngay lập tức làm giấy kiểm tra. Thời gian, nhận được giấy kiểm tra chuyên ngành từ hãng vận chuyển trước 2 ngày kể từ khi hàng về đến cảng.
Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan.
Khi hãng vận chuyển gửi giấy báo hàng đến đã đến cảng, doanh nghiệp sẽ tiến hành lên tờ khai hải quan. Điều kiện khai và truyền tờ khai hải quan là phải có chữ ký số với Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Nếu như trước đây bạn sẽ phải đến trực tiếp hải quan để khai báo, thì nay có thể thực hiện tại hệ thống VNACCS của tổng cục Hải quan.
Doanh nghiệp có thể tự khai thông tin trên tờ khai hoặc sử dụng dịch vụ hải quan từ bên uy tín để tránh sai sót. Khi tờ khai đã hoàn tất và truyền đi, nếu thông tin chính xác hệ thống sẽ tự động cấp số cho bạn, doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra mã số trên tờ khai để tránh sai sót.
Bước 6: Lấy lệnh giao hàng.
Ở bước này, doanh nghiệp sẽ phải có Delivery Order – chứng từ được hãng tàu hoặc công tư chuyên vận chuyển phát hành. Khi lấy được lệnh giao hàng mới có thể yêu cầu đơn vụ lưu hàng ở cảng hay kho chứa hàng cho chủ sở hữu hàng. Để lấy lệnh giao hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ với đầy đủ các loại giấy tờ như sau:
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (bản sao).
- Vận đơn (bản sao).
- Vận đơn đã được lãnh đạo công ty đóng dấu (bản gốc).
- Tiền phí.
Lưu ý: Nếu là hàng FCL – hàng nguyên công, doanh nghiệp cần kiểm tra xem hạn lưu container được miễn phí đến bao giờ. Nếu đã hết hạn, thì doanh nghiệp cần đóng thêm phí lưu kho.
Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan.
Khi tờ khai được truyền đi bên phía Hải quan sẽ căn cứ vào nội dung có trên tờ khai hải quan để phân luồng cho hàng hóa. Cụ thể:
- Luồng xanh: Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai và đóng thuế, mà không cần làm thêm thủ tục hay kiểm tra gì thêm.
- Luồng vàng: Cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ lô hàng, các doanh nghiệp nên cẩn thận để tránh xảy ra sai sót không đáng có khi thực hiện.
- Luồng đỏ: Nếu hàng hóa của bạn bị phân luồng đỏ sẽ phải kiểm tra cực kỳ gắt gao về hàng hóa, cũng như tốn nhiều thời gian và chi phí phát sinh hơn những loại hàng khác.
Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan.
Lô hàng sau khi đã truyền tờ khai và thông quan sẽ thực hiện nghĩa vụ nộp thuế của mình. Theo đó, các loại thuế doanh nghiệp sẽ phải nộp khi nhập khẩu hàng hóa sẽ bao gồm:
- Thuế nhập khẩu.
- Thuế giá trị gia tăng VAT.
Đối với một số mặt hàng đặc thù, doanh nghiệp sẽ phải nộp thêm một số loại thuế khác đó là thuế môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt.
Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hoá về kho bảo quản.
Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng về kho là bước cuối cùng trong quy trình làm thủ tục hàng hóa nhập khẩu. Bước này được thực hiện sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục và nộp thuế nhập khẩu. Lúc này, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị phương tiện vận tải để lấy hàng và thuê sẵn nhà kho, bến bãi để tập kết và bảo quản hàng hóa.
Trong khi hàng hóa được lưu trữ ở kho, doanh nghiệp cần chắc chắn lệnh giao hàng vẫn còn hiệu lực, nếu đã hết hiệu lực thì nên liên hệ trực tiếp với hãng tàu để gia hạn thêm thời gian giao hàng. Tiếp đến, người đại diện doanh nghiệp sẽ đến phòng thương vụ Cảng để trình giấy tờ D/O, giấy giới thiệu của chủ hàng, mã vạch… Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ phải thanh toán tất cả các khoản phí cần thiết. Cuối cùng, người đại diện doanh nghiệp nộp phí, nhận phiếu ER (phiếu giao nhận) và sắp xếp hàng hóa để chở về kho bảo quản.
Mong rằng, với bài viết trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp nắm được quy trình làm thủ tục hải quan xuất, nhập khẩu hàng hóa. Nếu có nhu cầu làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa, hãy liên hệ đến Atlexpress để được tư vấn tốt nhất.