Giấy tờ là một phần trong vận chuyển hàng hóa, bởi nó là cơ sở chứng minh hàng hóa đã được giao đến người nhận thành công. Đồng thời, giấy tờ vận chuyển hàng hóa là sự tiếp nhận hàng hóa thể hiện sự tiếp nhận hàng hóa của đơn vị vận chuyển với người gửi hàng. Vậy khi gửi hàng trong nước sẽ cần các loại giấy tờ gì? Hãy cùng theo dõi chi tiết ở nội dung dưới đây.
Nội dung bài viết
Những trường hợp yêu cầu giấy tờ khi vận chuyển
Theo quy định tại thông tư số 94/2003/TTLT, bất cứ một loại hàng hóa khi thực hiện quá trình vận chuyển sẽ phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ để chứng minh nguồn gốc hàng hóa đang vận chuyển là hợp lệ ngay tại thời điểm thực hiện kiểm tra cụ thể:
- Đối với cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa trực tiếp cho người tiêu dùng và bán dưới mức quy định sẽ không cần làm hợp đồng. Tuy nhiên, sẽ phải lập một bảng kê khai bán lẻ hàng hóa theo từng loại hàng, từng lần bán hàng cụ thể.
- Các loại hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi biếu tặng, trao đổi, tiêu dùng nội bộ sẽ phải kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng hay hợp đồng bán hàng theo đúng số lượng và giá trị đã bán ra.
Với những loại hàng hóa được doanh nghiệp xuất ra cho đại lý bán đúng giá đã quy định và người bán chỉ được hưởng hoa hồng, thì sẽ phải lập 1 trong 2 loại hợp đồng, chứng từ sau:
- Người gửi hàng sẽ phải cung cấp HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng.
- Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý, đồng thời sẽ kèm theo lệnh điều động nội bộ của doanh nghiệp.
- Những cơ sở kinh doanh muốn xuất nguyên liệu để gia công se xphair có phiếu xuất kho kèm hợp đồng gia công. Khi hoàn thiện sản phẩm và trả lại cho đơn vị sản xuất sẽ phải cung cấp phiếu xuất kho có ghi rõ sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công theo đúng hợp đồng đã ký kết trước đó.
- Riêng những mặt hàng bị sai quy cách, chất lượng chưa đảm bảo khi vận chuyển sẽ phải cung cấp các loại giấy tờ như: Hợp đồng GTGT, hợp đồng bán hàng hoặc hợp đồng in làm chứng cứ để lưu thông hàng hóa.
Ngoài những mặt hàng yêu cầu phải có hợp đồng bán hàng trên, thì có một số mặt hàng sẽ không phải lập Hợp đồng bán hàng cụ thể như sau:
- Các cơ sở mua thủy, hải sản do người dân sản xuất, khai thác thì chỉ cần lập hợp đồng thu mua hàng lâm sản, hải sản, nông nghiệp theo mẫu 06/TMH-3LL ban hành kèm theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính.
- Các cá nhân trực tiếp bán, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi thì cũng phải kê khai bảng mua hàng, nhận hàng ký gửi.
Riêng những mặt hàng được điều động từ nội bộ trong cơ sở sản xuất đến các chi nhánh, cửa hàng hạch toán hay chuyển ngược lại đều phải có giấy tờ sau:
- Hợp đồng GTGT hoặc hợp đồng bán hàng;
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ được kèm theo lệnh điều động nội bộ.
Các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa trong nước
Đối với bất cứ một đơn hàng nào khi muốn vận chuyển trong và ngoài nước đều cần có giấy tờ đầy đủ. Bởi nó là cơ sở xác minh quá trình hợp tác của người gửi hàng và đơn vị vận chuyển. Về cơ bản, các loại giấy tờ quan trọng cần có khi vận chuyển hàng hóa sẽ bao gồm:
Yêu cầu giấy tờ đối với người gửi hàng hóa
Vận đơn hàng hóa
Vận đơn hàng hóa là một phần quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Bởi đây là hóa đơn để xác minh hàng hóa được đơn vị giao nhận hàng và đảm bảo vận chuyển đến người nhận đúng thời gian quy định.
Thực tế, vận đơn cũng tương tự như hóa đơn mua hàng thông thường. Khi làm hết mọi thủ tục gửi hàng, đơn vận chuyển hàng hóa sẽ gửi cho bạn một hóa đơn. Trong hóa đơn sẽ có thông tin người gửi, người nhận, thông tin hàng hóa, giá cả vận chuyển. Bạn có thể sử dụng hóa đơn này để xác minh lại với đơn vị vận chuyển nếu hàng hóa gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.
Các loại hóa đơn
Hóa đơn (bao gồm cả hóa đơn VAT) là một loại giấy tờ cực kỳ quan trọng và không thể thiếu khi vận chuyển hàng hóa. Bởi nếu chẳng may gặp rủi ro khi vận chuyển hàng hóa thì bạn sẽ sử dụng hóa đơn để xác minh với đơn vị vận chuyển. Bên cạnh đó, loại giấy từ này còn được sử dụng khi kê khai chi phí vận chuyển hàng hóa.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Phiếu xuất kho chỉ áp dụng khi vận chuyển hàng hóa từ kho hàng đến đại lý, chuỗi cửa hàng của doanh nghiệp. Phiếu xuất kho này sẽ giúp xác minh hàng hóa đã xuất ra khỏi kho và là cơ sở cho bộ phận kế toán dễ dàng hạch toán tài chính cho doanh nghiệp.
Yêu cầu giấy tờ đối với đơn vị vận chuyển
Hợp đồng vận chuyển
Đối với những doanh nghiệp là đối tác lớn khi sẽ đòi hỏi phải có hợp đồng và quy định một cách rõ ràng khi vận chuyển. Hợp đồng vận chuyển thường áp dụng cho một lô hàng, nội dung trong hợp đồng sẽ thể hiện rõ quyền hạn, trách nhiệm của người gửi hàng và đơn vị vận chuyển. Từ những thông tin này sẽ giúp cả 2 bên dễ dàng thanh lý hợp đồng mà không bị vướng mắc bất cứ quy định nào.
Giấy tờ xác minh kinh doanh vận tải
Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển trong quá trình chuyên chở hàng hóa sẽ phải cung cấp giấy tờ kinh doanh dịch vụ này. Dễ hiểu là giấy tờ này sẽ bảo đảm doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh dịch vụ một cách hợp pháp. Theo đó, giấy tờ xác minh doanh nghiệp vận tải sẽ bao gồm những loại sau:
- Giấy tờ xe (Giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận bảo hiểm, sổ nhật trình chạy xe…);
- Giấy tờ của chủ phương tiện vận tải (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh);
- Giấy tờ của người điều khiển phương tiện.
Giấy đi đường
Hầu hết, các đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải đều cung cấp giấy đi đường cho nhân viên của mình. Loại giấy này thường sẽ cấp cho những xe hàng đi tỉnh để làm chứng từ vận tải trong suốt quá trình vận chuyển. Nội dung của giấy đi đường sẽ có thông tin nơi hàng nhập đi, nơi đến, phương tiện vận chuyển, số ngày vận chuyển… Dựa vào những thông tin trên giấy đi đường cũng giúp doanh nghiệp vận tải dễ dàng quản lý hành trình của xe hàng.
Hi vọng, với những thông tin hữu ích trên đây sẽ giúp bạn nắm được các loại giấy tờ quan trọng cần chuẩn bị khi vận chuyển hàng hóa trong nước. Mọi thắc mắc về giấy tờ, thủ tục vận chuyển hàng hóa, hãy liên hệ đến Atlexpress để được hỗ trợ nhanh nhất.